Miten edetä sujuvasti energia-alan hankinnoissa?

Energia-alalla hankintojen kirjo on äärimmäisen laaja: se ulottuu arkisista tarvikehankinnoista massiivisiin, vuosia kestäviin verkkoinvestointeihin. Alan innovatiivisuus lisää tätä hankintojen kirjoa entisestään. Tilaajalle oikean hankintamenettelyn valinta on kuitenkin kriittinen päätös, joka vaikuttaa suoraan prosessin nopeuteen ja saatujen tarjousten laatuun. Erityisalojen hankintalaki tarjoaa tilaajalle yleistä hankintalakia enemmän harkintavaltaa menettelytavan valinnassa.

Perinteiset menettelytavat

• Avoin menettely on menettelytavoista yksinkertaisin, jonka vuoksi sitä voidaan pitää myös yleisimmin käytettävänä menettelytapana. Avoimessa menettelyssä hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa samaan aikaan saataville tarjouspyynnön, jonka perusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Myös hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyynnön itse sopivaksi katsomilleen toimittajille.
• Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen prosessi, johon kaikki halukkaat toimittajat saavat pyytää osallistua. Loppu viimein vain hankintayksikön valitsemat toimittajaehdokkaat saavat jättää tarjouksen. Näin ollen hankintayksiköllä on mahdollisuus ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, joilta tarjous pyydetään.

Neuvottelut ja kumppanuudet

• Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö julkaisee ilmoituksen hankinnasta, johon kaikki halukkaat toimittajaehdokaat saavat pyytää osallistua. Neuvottelumenettely antaa hankintayksikölle äärimmäisen paljon valtaa, sillä se erikseen neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa, eikä niitä tarvitse lyödä lukkoon etukäteen ennen tarjousten vastaanottamista.
• Kilpailullinen neuvottelumenettely on hyödyllinen erittäin monimutkaisissa hankinnoissa, joissa tilaaja ei pysty itse määrittelemään parasta teknistä tai taloudellista ratkaisua. Tällöin ratkaisuvaihtoehtoja kartoitetaan yhdessä ehdokkaiden kanssa ennen lopullisten tarjousten vastaanottamista.
• Innovaatiokumppanuus mahdollistaa uuden markkinoilla vielä olemattoman ratkaisun kehittämisen yhdessä toimittajan kanssa ja sen pohjalta hankintasopimuksen tekemisen.

Dynaamiset ja poikkeukselliset reitit

• Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) on täysin sähköinen hankintamenettely, joka on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille.
• Suorahankinta on poikkeuksellinen menettelytapa, jossa hankintasopimus tehdään suoraan ilman julkista ilmoitusta, laissa erikseen säädetyissä tilanteissa. Näitä kriteerejä ovat mm. äärimmäinen kiire, tekninen yksinoikeustilanne tai välttämättömyys tilanteissa, joissa tarjouksia ei ole saatu.
• Suunnittelukilpailu on menettely, jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi arkkitehtuuri- tai insinöörisuunnitelman, jonka riippumaton tuomaristo valitsee kilpailun perusteella.

Yhteenveto

Tämä blogi on osa kuuden blogin sarjaa, jossa esittelemme energia-alan hankinnoissa sovellettavaa erityisalojen hankintalakia.

Teksti: Venla Pietsalo (Linkedin)